Achivo digital (II)

En nuestro empeño por librarnos de los papeles, se nos plantean varias decisiones que pueden condicionar el éxito de nuestro proyecto. Algunas de estas decisiones serán los formatos que utilizaremos para grabar la información, el soporte físico  y los programas necesarios para su gestión.

Para enteder la importacia de la elección, tenemos que pensar en el desarrollo de la tecnología y en el tiempo que deseamos conservar los archivos,  pues ambas cosas nos afectan directamente.

  • Tecnologia:
    • Soporte: Tanto si utilizamos discos duros como DVD’s, tendremos presente que si deseamos que perduren en el tiempo, estamos obligados a realizar un mantenimiento que puede implicar el cambio de soporte porque ya no esté soportado por la tecnología actual, como puede suceder dentro de unos años con los DVD’s, sin olvidarnos de tener que realizar varias copias de seguridad regularmente.
    • Formato de ficheros: Este es otro punto importante, pues si elegimos formatos propietarios, estaremos atados y correremos la misma suerte que la empresa desarrolladora, por lo que siempre eligiremos formatos estandar y ampliamente utilizados, que si bien no nos garantiza totalmente la continuidad, siempre estarán más apoyados que los propietarios.
    • Programas: Con las aplicaciones de gestión estamos en situación similar a los formatos, y además de la elección que se realice dependerá el coste del proyecto. Independientemente de la elegida, siempre estaremos obligados a mantener la aplicación actualizada.
  • Tiempo de conservación:
    • Corto o Medio: Hasta tres o cuatro años, la decisión sobre tecnología o formato de ficheros puede ser irrelevante.
    • Largo o muy largo: A partir de cinco o más años, hay que ser consciente de que tendremos que cambiar de formato y/o de soporte, debido a la aparición de nuevos equipos, a la evolución de los formatos de archivo y para que la degradación de los soportes no afecte a la información contenida en los mismos.

 Una vez analizados los puntos anteriores y teniendo encuenta el uso doméstico que le vamos a dar a nuestro archivo digital, mis opciones serían:

Soporte: Sobre discos duros, realizando copias de seguridad regularmente, dado el coste asequible de estos dispositivos.

Programas: Hay varias opciones cada una con sus ventajas e inconvenientes:

  1. Explorador de archivos: esta es la opción más  básica, nos creariamos una estructura de carpetas y en ella guardaríamos los archivos.
  2. Programas de escritorio: son los que se instalan y ejecutan en nuestro ordenador. Ventajas, son mas rápidos. Inconvenientes, los accesos han de realizarse en nuestro ordenador.
  3. Programas tipo web: son los que se acceden mediante un navegador de internet. Ventajas, son accesibles desde cualquier ordenador, incluso desde internet. Inconvenientes: necesitan un servidor web, ya sea instalado en nuestro propio ordenador o contratado a un proveedor de internet.

Yo utilizaría este tipo, con instalación en mi equipo local, pues como es de suponer, los documentos son privados y no es buena idea publicarlos en internet aunque sea con acceso restringido. Lo apropiado sería utilizar programas específicos, los denominados gestores documentales como "DocMGR", pero tambien podemos utilizar uno tipo wiki como DekiWiki, todo dependerá de nuestras necesidades.

Formato Archivos: Tendremos que utilizar varios, dependiendo del origen de la información:

Formato
Uso
PDF Es un formato estandar, preserva el aspecto del documento y a priori no es modificable, lo que hace que sea un buen candidato para nuestros propósitos.
JPG, TIFF Son muy utilizados en fotografía, por lo que los emplearemos para imágenes y fotografías.

 Como veremos mas adelante,  los formatos pueden verse condicionados por el origen de la información, y es probable que necesitemos lectores especiales para su visualización como en el caso de las facturas electrónicas que emite Telefónica.

Un saludo a tod@as.

 

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