Archivo digital

Esta entrada viene provocada por la ingente información que llega a diario y la forma tan poco eficaz con que la tratamos.

Todos los dias nos llegan a nuestro domicilio folletos de publicidad, cartas, recibos, facturas, etc. y ello supone un gran gasto en papel que perfectamente se podría evitar, pues ya hay algunas grandes superficies que envian los catálogos por correo electrónico o los muestran en su web, algunas empresas de suministros y servicios que ofrecen la posibilidad de sustituir las facturas en papel por otra en formato electrónico, al igual que los bancos ya disponen de buzones virtuales donde te dejan la correspondencia.

Otro inconveniente que se plantea ante tanto papel, es la localización por ejemplo de la factura de ese electrodoméstico que compramos hace tiempo y la necesitamos para acreditar que aún está en garantía y como es habitual después de buscar y buscar no encontramos.

Si pensamos en la época que vivimos, los medios y tecnología que tenemos a nuestro alcance y la escasez de determinados recursos, estamos en condiciones de aportar nuestro grano de arena para alcanzar una sociedad más ecológica y respetuosa con el medio ambiente, además de disponer un sistema de localización rápido y eficaz.

Pero esta tarea no está exenta de dificultades y normalmente no es tan sencilla como nos puede parecer a primera vista. Lo que voy a tratar de exponer es la idea que tengo sobre como podemos organizar los documentos y con que herramientas.

Para empezar, podemos hacer un recopilatorio de la información que nos llega:

  • Facturas, recibos y justificantes de compra.
  • Extractos bancarios
  • Folletos de publicidad
  • Recibos bancarios
  • Fotografías
  • Pólizas de seguro
  • Contratos …
  • Información que nosotros generamos
  • Etc.

Medios que tenemos a nuestro alcance:

  • Ordenador con conexión a internet
  • Escáner, camara de fotos, etc.
  • Correo electrónico
  • DNI electrónico
  • Banca electrónica

Primera aproximación a la resolución del problema:

  1. Creamos una estructura de carpetas en nuestro ordenador por ejemplo:

Documentos
     → Bancos
    Banco A
    Banco B
     Facturas
    Suministros
     Gas
     Electricidad
     Agua
     Servicios
     Ono
     Telefonica
     Contratos
     Gas
           Electricidad
           Telefono
     Impuestos
           IRPF
            2006
          2007
           IBI
            2006
            2007
     Etc.

Aquí grabaremos los ficheros con la información que nos interese guardar y crearemos tantas carpetas y subcarpetas como necesitemos, teniendo en cuenta que si un documento o factura, tiene mas de un archivo tendremos que crear una subcarpeta para ese documento.

Una vez que ya tenemos claro como organizar los archivos y nos hemos creado una estructura de carpetas, tenemos que decidir  en que formato nos interesa guardar la información.

En los próximos artículos, trataré la forma de obtener la información, que formatos de archivo nos interesan para esta tarea y que programas podemos utilizar para ayudarnos en la organización.

Un saludo a tod@as.

Juan Pastor

Hemos de diferenciar si lo que nos interesa es el documento o la información que contiene el documento.
Desde mi punto de vista, el documento en sí es algo efímero, algo que con el tiempo nos desprendemos de él, lo pasamos a pasivos o sencillamente no le hacemos caso alguno. Por lo que se refiere a la información contenida en el documento, eso me parece primordial, ya que es un elemento que nos permitirá obtener análisis futuros de la evolución del gasto, de los ingresos, de….
Si el objetivo es el ahorro de papel, tinta,…en resumen el ahorro de recursos, estoy a la espera de saber qué es lo que yo puedo hacer para que esto así sea. Yo recibo los documentos en PDF, via correo electrónico, de dos compañías, me las guardo (algo absurdo -ya que en cualquier momento con mi nombre de usuario y mi contraseña puedo entrar y recuperarlas-) y después de ello incluyo los datos en la base de datos que hice al efecto para que esos datos sean interpretables. De esta forma yo puedo saber cuánto gasoil he gastado en un año respecto de otro, cuál ha sido la factura energética de un año y cuál la de otro, cómo ha evolucionado los gastos de comunidad, …
En fin, espero con ansia cualquier aportación que posibilite erradicar el papel.
Un abrazo,
Juan Pastor

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