Actualización del Sitio

Hola a todos, después de un año utilizando un alojamiento Windows y de no poder realizar actualizaciones automáticas, he optado por contratar un alojamiento Linux y de momento todo funciona como la seda. Espero que siga así.

Un saludo.

Las facturas electrónicas y los peligros que entrañan….

Hola a todos, después de una temporada si escribir y aprovechando las vacaciones estivales para ponerme al dia, no puedo dejar pasar la ocasión para hacerlo sobre cómo algunas empresas abanderan la causa ecológica simplemente para ahorrar costes.

En artículos anteriores, he tratado el tema de la supresión de las facturas en papel en favor de las e-Facturas o facturas electrónicas y estoy convencido de que es una magnífica opción por muchos motivos, pero principalmente por el ecológico y en consecuencia me dí de alta en la facturación electrónica en todas las empresas de suministros que ofrecían esta opción, telefonia, electricidad, etc. y pasado ya algún tiempo y después de sufrir algunos inconvenientes, puedo opinar sobre este tema con cierto conocimiento y avisar de lo que en ningún momento nos informan, así:

  1. Las facturas electrónicas pueden estar un breve periodo de tiempo accesibles para su descarga. Hay empresas que sólo ponen a nuestra disposición las facturas de los últimos 6 meses, es decir, que estamos obligados a descargarnos puntualmente los ficheros de facturación, pues pasado el tiempo ya no estarán disponibles. En este sentido, la empresa asume que todos los ciudadanos que optan por este sistema, descargarán y guardarán los ficheros de facturación. En mi opinión, estos ficheros han de estar accesibles y disponibles para su descarga, al menos  durante el periodo que la Ley marca como obligatorio para la conservación de documentos (4 años).
  2. La empresa puede no disponer de un portal web capaz de dar este servicio correctamente, por lo que los usuarios encontrarán multitud de dificultades para obtener los ficheros de las facturas. En los tiempos que corren, nunca pensariamos que esto puediese suceder, pero la realidad es bien distinta, el mejor ejemplo es Movistar.es, que mientras todo lo relacionado con publicidad funciona sin problemas, en el momento que accedes a tus servicios en la mayoría de las ocasiones o no están disponibles o son inaceptablemente lentos, y para muestra, en mi caso descargar las facturas de 4 meses me ha costado una semana de conectarme todos los dias, varias veces a distintas horas y desde distintos sitios y equipos para descarjarme mis facturas.
  3. Las facturas que nos descargamos tienen que ser ‘FACTURAS’ no pueden ser ‘NOTAS INFORMATIVAS’, pues pierden su valor como documento, y esto sucede en empresas como Telefónica que a partir de la segunda descarga inserta en el documento la marca de ‘NOTA INFORMATIVA’, y los intentos fallidos de descarga tambien cuentan, por lo que yo solo tengo ¡NOTAS INFORMATIVAS!.
  4. Se ha de disponer de un sistema para pedir un duplicado, sea de la fecha que sea, pero puede que no sea así si la empresa aplica el mismo periodo de seis meses para los duplicados, como el caso de Telefónica.
  5. Si no estamos de acuerdo con el funcionamiento de las facturas electrónicas, la empresa ha de disponer de un sistema que nos permita volver al sistema tradicional, y no como Telefónica que las dos opciones ‘Notificación e-Factura’ y ‘Desactivar e-Factura’ te conducen a la página de activación, lo que hace que sea imposible su desactivación.

Esta experiencia, me hace cambiar de opinión y recomendar que sigamos utilizando el sistema tradicional de facturas en papel, al menos, hasta que no se corrijan estas deficiencias, pues nos podemos ver en la necesidad de disponer de unos documentos y en la imposibilidad de conseguirlos.

Por todo esto pienso que algunas empresas se aprovechan de la causa medio ambiental para ahorrar costes simplemente y dejar de cumplir con la obligación que tienen de entregar una factura por los servicios que prestan y cobran.

Un saludo a [email protected]

 

Archivos digitales y el paso del tiempo

 

Leyendo uno de mis blog favoritos –Microsiervos– me he encontrado con el artículo ‘Datos a buen recaudo‘, que viene a exponer de forma resumida lo que aquí se ha tratado en los artículos ‘Archivo Digital‘, Archivo Digital II y ‘Los discos duros externos‘. Recomiendo su lectura para que nos concienciemos un poco más de la importancia que tiene la información que guardamos en nuestros equipos ya que la mayoría de las veces  solo pensamos en el valor de los datos cuando ya es demasiado tarde.

Y como bien dice el autor del artículo "Solamente hay dos tipos de usuarios del ordenador: aquellos que ya han perdido datos y aquellos que los van a perder.

Un saludo a [email protected]

Achivo digital (II)

En nuestro empeño por librarnos de los papeles, se nos plantean varias decisiones que pueden condicionar el éxito de nuestro proyecto. Algunas de estas decisiones serán los formatos que utilizaremos para grabar la información, el soporte físico  y los programas necesarios para su gestión.

Para enteder la importacia de la elección, tenemos que pensar en el desarrollo de la tecnología y en el tiempo que deseamos conservar los archivos,  pues ambas cosas nos afectan directamente.

  • Tecnologia:
    • Soporte: Tanto si utilizamos discos duros como DVD’s, tendremos presente que si deseamos que perduren en el tiempo, estamos obligados a realizar un mantenimiento que puede implicar el cambio de soporte porque ya no esté soportado por la tecnología actual, como puede suceder dentro de unos años con los DVD’s, sin olvidarnos de tener que realizar varias copias de seguridad regularmente.
    • Formato de ficheros: Este es otro punto importante, pues si elegimos formatos propietarios, estaremos atados y correremos la misma suerte que la empresa desarrolladora, por lo que siempre eligiremos formatos estandar y ampliamente utilizados, que si bien no nos garantiza totalmente la continuidad, siempre estarán más apoyados que los propietarios.
    • Programas: Con las aplicaciones de gestión estamos en situación similar a los formatos, y además de la elección que se realice dependerá el coste del proyecto. Independientemente de la elegida, siempre estaremos obligados a mantener la aplicación actualizada.
  • Tiempo de conservación:
    • Corto o Medio: Hasta tres o cuatro años, la decisión sobre tecnología o formato de ficheros puede ser irrelevante.
    • Largo o muy largo: A partir de cinco o más años, hay que ser consciente de que tendremos que cambiar de formato y/o de soporte, debido a la aparición de nuevos equipos, a la evolución de los formatos de archivo y para que la degradación de los soportes no afecte a la información contenida en los mismos.

 Una vez analizados los puntos anteriores y teniendo encuenta el uso doméstico que le vamos a dar a nuestro archivo digital, mis opciones serían:

Soporte: Sobre discos duros, realizando copias de seguridad regularmente, dado el coste asequible de estos dispositivos.

Programas: Hay varias opciones cada una con sus ventajas e inconvenientes:

  1. Explorador de archivos: esta es la opción más  básica, nos creariamos una estructura de carpetas y en ella guardaríamos los archivos.
  2. Programas de escritorio: son los que se instalan y ejecutan en nuestro ordenador. Ventajas, son mas rápidos. Inconvenientes, los accesos han de realizarse en nuestro ordenador.
  3. Programas tipo web: son los que se acceden mediante un navegador de internet. Ventajas, son accesibles desde cualquier ordenador, incluso desde internet. Inconvenientes: necesitan un servidor web, ya sea instalado en nuestro propio ordenador o contratado a un proveedor de internet.

Yo utilizaría este tipo, con instalación en mi equipo local, pues como es de suponer, los documentos son privados y no es buena idea publicarlos en internet aunque sea con acceso restringido. Lo apropiado sería utilizar programas específicos, los denominados gestores documentales como "DocMGR", pero tambien podemos utilizar uno tipo wiki como DekiWiki, todo dependerá de nuestras necesidades.

Formato Archivos: Tendremos que utilizar varios, dependiendo del origen de la información:

Formato
Uso
PDF Es un formato estandar, preserva el aspecto del documento y a priori no es modificable, lo que hace que sea un buen candidato para nuestros propósitos.
JPG, TIFF Son muy utilizados en fotografía, por lo que los emplearemos para imágenes y fotografías.

 Como veremos mas adelante,  los formatos pueden verse condicionados por el origen de la información, y es probable que necesitemos lectores especiales para su visualización como en el caso de las facturas electrónicas que emite Telefónica.

Un saludo a [email protected].

 

Archivo digital

Esta entrada viene provocada por la ingente información que llega a diario y la forma tan poco eficaz con que la tratamos.

Todos los dias nos llegan a nuestro domicilio folletos de publicidad, cartas, recibos, facturas, etc. y ello supone un gran gasto en papel que perfectamente se podría evitar, pues ya hay algunas grandes superficies que envian los catálogos por correo electrónico o los muestran en su web, algunas empresas de suministros y servicios que ofrecen la posibilidad de sustituir las facturas en papel por otra en formato electrónico, al igual que los bancos ya disponen de buzones virtuales donde te dejan la correspondencia.

Otro inconveniente que se plantea ante tanto papel, es la localización por ejemplo de la factura de ese electrodoméstico que compramos hace tiempo y la necesitamos para acreditar que aún está en garantía y como es habitual después de buscar y buscar no encontramos.

Si pensamos en la época que vivimos, los medios y tecnología que tenemos a nuestro alcance y la escasez de determinados recursos, estamos en condiciones de aportar nuestro grano de arena para alcanzar una sociedad más ecológica y respetuosa con el medio ambiente, además de disponer un sistema de localización rápido y eficaz.

Pero esta tarea no está exenta de dificultades y normalmente no es tan sencilla como nos puede parecer a primera vista. Lo que voy a tratar de exponer es la idea que tengo sobre como podemos organizar los documentos y con que herramientas.

Para empezar, podemos hacer un recopilatorio de la información que nos llega:

  • Facturas, recibos y justificantes de compra.
  • Extractos bancarios
  • Folletos de publicidad
  • Recibos bancarios
  • Fotografías
  • Pólizas de seguro
  • Contratos …
  • Información que nosotros generamos
  • Etc.

Medios que tenemos a nuestro alcance:

  • Ordenador con conexión a internet
  • Escáner, camara de fotos, etc.
  • Correo electrónico
  • DNI electrónico
  • Banca electrónica

Primera aproximación a la resolución del problema:

  1. Creamos una estructura de carpetas en nuestro ordenador por ejemplo:

Documentos
     → Bancos
    Banco A
    Banco B
     Facturas
    Suministros
     Gas
     Electricidad
     Agua
     Servicios
     Ono
     Telefonica
     Contratos
     Gas
           Electricidad
           Telefono
     Impuestos
           IRPF
            2006
          2007
           IBI
            2006
            2007
     Etc.

Aquí grabaremos los ficheros con la información que nos interese guardar y crearemos tantas carpetas y subcarpetas como necesitemos, teniendo en cuenta que si un documento o factura, tiene mas de un archivo tendremos que crear una subcarpeta para ese documento.

Una vez que ya tenemos claro como organizar los archivos y nos hemos creado una estructura de carpetas, tenemos que decidir  en que formato nos interesa guardar la información.

En los próximos artículos, trataré la forma de obtener la información, que formatos de archivo nos interesan para esta tarea y que programas podemos utilizar para ayudarnos en la organización.

Un saludo a [email protected]