Achivo digital (II)

En nuestro empeño por librarnos de los papeles, se nos plantean varias decisiones que pueden condicionar el éxito de nuestro proyecto. Algunas de estas decisiones serán los formatos que utilizaremos para grabar la información, el soporte físico  y los programas necesarios para su gestión.

Para enteder la importacia de la elección, tenemos que pensar en el desarrollo de la tecnología y en el tiempo que deseamos conservar los archivos,  pues ambas cosas nos afectan directamente.

  • Tecnologia:
    • Soporte: Tanto si utilizamos discos duros como DVD’s, tendremos presente que si deseamos que perduren en el tiempo, estamos obligados a realizar un mantenimiento que puede implicar el cambio de soporte porque ya no esté soportado por la tecnología actual, como puede suceder dentro de unos años con los DVD’s, sin olvidarnos de tener que realizar varias copias de seguridad regularmente.
    • Formato de ficheros: Este es otro punto importante, pues si elegimos formatos propietarios, estaremos atados y correremos la misma suerte que la empresa desarrolladora, por lo que siempre eligiremos formatos estandar y ampliamente utilizados, que si bien no nos garantiza totalmente la continuidad, siempre estarán más apoyados que los propietarios.
    • Programas: Con las aplicaciones de gestión estamos en situación similar a los formatos, y además de la elección que se realice dependerá el coste del proyecto. Independientemente de la elegida, siempre estaremos obligados a mantener la aplicación actualizada.
  • Tiempo de conservación:
    • Corto o Medio: Hasta tres o cuatro años, la decisión sobre tecnología o formato de ficheros puede ser irrelevante.
    • Largo o muy largo: A partir de cinco o más años, hay que ser consciente de que tendremos que cambiar de formato y/o de soporte, debido a la aparición de nuevos equipos, a la evolución de los formatos de archivo y para que la degradación de los soportes no afecte a la información contenida en los mismos.

 Una vez analizados los puntos anteriores y teniendo encuenta el uso doméstico que le vamos a dar a nuestro archivo digital, mis opciones serían:

Soporte: Sobre discos duros, realizando copias de seguridad regularmente, dado el coste asequible de estos dispositivos.

Programas: Hay varias opciones cada una con sus ventajas e inconvenientes:

  1. Explorador de archivos: esta es la opción más  básica, nos creariamos una estructura de carpetas y en ella guardaríamos los archivos.
  2. Programas de escritorio: son los que se instalan y ejecutan en nuestro ordenador. Ventajas, son mas rápidos. Inconvenientes, los accesos han de realizarse en nuestro ordenador.
  3. Programas tipo web: son los que se acceden mediante un navegador de internet. Ventajas, son accesibles desde cualquier ordenador, incluso desde internet. Inconvenientes: necesitan un servidor web, ya sea instalado en nuestro propio ordenador o contratado a un proveedor de internet.

Yo utilizaría este tipo, con instalación en mi equipo local, pues como es de suponer, los documentos son privados y no es buena idea publicarlos en internet aunque sea con acceso restringido. Lo apropiado sería utilizar programas específicos, los denominados gestores documentales como "DocMGR", pero tambien podemos utilizar uno tipo wiki como DekiWiki, todo dependerá de nuestras necesidades.

Formato Archivos: Tendremos que utilizar varios, dependiendo del origen de la información:

Formato
 Uso
PDF Es un formato estandar, preserva el aspecto del documento y a priori no es modificable, lo que hace que sea un buen candidato para nuestros propósitos.
JPG, TIFF Son muy utilizados en fotografía, por lo que los emplearemos para imágenes y fotografías.

 Como veremos mas adelante,  los formatos pueden verse condicionados por el origen de la información, y es probable que necesitemos lectores especiales para su visualización como en el caso de las facturas electrónicas que emite Telefónica.

Un saludo a tod@as.

 

Archivo digital

Esta entrada viene provocada por la ingente información que llega a diario y la forma tan poco eficaz con que la tratamos.

Todos los dias nos llegan a nuestro domicilio folletos de publicidad, cartas, recibos, facturas, etc. y ello supone un gran gasto en papel que perfectamente se podría evitar, pues ya hay algunas grandes superficies que envian los catálogos por correo electrónico o los muestran en su web, algunas empresas de suministros y servicios que ofrecen la posibilidad de sustituir las facturas en papel por otra en formato electrónico, al igual que los bancos ya disponen de buzones virtuales donde te dejan la correspondencia.

Otro inconveniente que se plantea ante tanto papel, es la localización por ejemplo de la factura de ese electrodoméstico que compramos hace tiempo y la necesitamos para acreditar que aún está en garantía y como es habitual después de buscar y buscar no encontramos.

Si pensamos en la época que vivimos, los medios y tecnología que tenemos a nuestro alcance y la escasez de determinados recursos, estamos en condiciones de aportar nuestro grano de arena para alcanzar una sociedad más ecológica y respetuosa con el medio ambiente, además de disponer un sistema de localización rápido y eficaz.

Pero esta tarea no está exenta de dificultades y normalmente no es tan sencilla como nos puede parecer a primera vista. Lo que voy a tratar de exponer es la idea que tengo sobre como podemos organizar los documentos y con que herramientas.

Para empezar, podemos hacer un recopilatorio de la información que nos llega:

  • Facturas, recibos y justificantes de compra.
  • Extractos bancarios
  • Folletos de publicidad
  • Recibos bancarios
  • Fotografías
  • Pólizas de seguro
  • Contratos …
  • Información que nosotros generamos
  • Etc.

Medios que tenemos a nuestro alcance:

  • Ordenador con conexión a internet
  • Escáner, camara de fotos, etc.
  • Correo electrónico
  • DNI electrónico
  • Banca electrónica

Primera aproximación a la resolución del problema:

  1. Creamos una estructura de carpetas en nuestro ordenador por ejemplo:

Documentos
     → Bancos
    → Banco A
    → Banco B
     → Facturas
     → Suministros
     → Gas
     → Electricidad
     → Agua
     → Servicios
     → Ono
     → Telefonica
     → Contratos
     → Gas
           → Electricidad
           → Telefono
     → Impuestos
           → IRPF
             → 2006
           → 2007
           → IBI
             → 2006
             → 2007
     → Etc.

Aquí grabaremos los ficheros con la información que nos interese guardar y crearemos tantas carpetas y subcarpetas como necesitemos, teniendo en cuenta que si un documento o factura, tiene mas de un archivo tendremos que crear una subcarpeta para ese documento.

Una vez que ya tenemos claro como organizar los archivos y nos hemos creado una estructura de carpetas, tenemos que decidir  en que formato nos interesa guardar la información.

En los próximos artículos, trataré la forma de obtener la información, que formatos de archivo nos interesan para esta tarea y que programas podemos utilizar para ayudarnos en la organización.

Un saludo a tod@as.

Sobre consumo electrico (II)

 Tal como indique en la entrada anterior, he construido un cuadro con los consumos eléctricos de diferentes aparatos:

 

Equipo Condiciones de funcionamiento Comsumo medido (Watios)
Ordenador PC CPU Pentium 4 1,6 Ghz + 2 HD + Monitor TFT (Apagado/Encendido)
  18/70
Ordenador iMac 20"

iMac (Apagado/Encendido)

Si apagamos la pantalla

9/85

55
Ordenador iMac 20" con accesorios iMac + 2 HD externos + 2ª Monitor TFT + PDA + Lampara escritorio (Encendido/Apagado) 48/145
Impresora laser OKI 4100 Calentamiento/Impresión/Reposo  660/11/41
Videoconsola PS3 Consola (Apagado/Encendido)
  9/120
Videoconsola XBOX 360 Consola  (Apagado/Encendido)  16/70
TV tipo CRT de 14" (Apagado/Encendido)  11/50
TV tipo TFT de 20" Tiene el transformador externo (Apagado/Encendido)
  9/45
TV tipo CRT de 28" (Apagado/Encendido)  0/85
DVD RW (Apagado/Encendido)  0/25
TV+Accesorios TV + DVD + ONO (Apagado/Encendido)  20/120

 Estos consumos son valores minimos, puesto que dependiendo de la actividad que se esté realizando pueden aumentar y por esto por lo que para ser más precisos habría que ver el consumo en un periodo de tiempo largo, por ejemplo una o varias horas.

Observando estos valores se pueden sacar algunas conclusiones:

  • El estado "apagado" de muchos equipos consume cierta cantidad de energia, siempre han dicho los expertos que los pilotos rojos tienen un consumo apreciable a lo largo del tiempo, por tanto lo mejor es tenerlos en estado "desconectado", es decir,  desenchufados.
  • Es recomendable comprar regletas de enchufes de las que llevan interruptor, para poder desconectar los equipos.
  • Los valores varían en funcion de la actividad que realiza el aparato, he observado que la televisión varia el consumo de unos canales a otros.
  • No hay que olvidarse lo que hay alrededor del equipo, así junto con la televisión está el dvd, el decodificador, etc., junto al ordenador hay impresoras, discos externos, escaner, etc. que aunque su consumo sea reducido, todo suma y a la larga si se nota.

 Espero seguir realizando medidas y compartiendolas.

Un saludo a tod@s.

Sobre consumo eléctrico

contador_energiaA todos nos preocupa el consumo eléctrico de nuestra vivienda, por varios motivos, pero el principal es el económico, y en este sentido escribo esta entrada, pues he pagado dos facturas seguidas con recargo por exceso de consumo, lo que me ha llevado a plantearme la necesidad de saber donde están los puntos de mayor consumo y para ello lo mejor es hacerse con un aparato que nos mida el consumo del equipo que conectamos a la red.

Buscando por las tiendas de electrónica de Murcia, encontré un "contador de energía" que me proporciona la información que necesito para mi propósito y que además es asequible, unos 14€, los cuales daré por bien invertidos si consigo rebajar la factura eléctrica.

Estoy preparando una tabla con el consumo real de los aparatos que publicaré cuando esté finalizada, pero a modo de ejemplo y para ir haciéndonos una idea decir, que un ordenador con pantalla puede consumir entre 100 y 120 W, una impresora láser en funcionamiento unos 1000 W y una PS3 unos 240W. En fin que el tener conectado el ordenador permanentemente puede salir mas caro de lo que pensamos.

En próximas entradas iré informando del resultado de mis mediciones.

Un saludo a tod@s.

 

Los discos duros externos

HDExternoTodos estamos de acuerdo con que los discos duros externos son cómodos y nos permiten llevar grandes cantidades de información de un sitio a otro de forma sencilla, utilizarlos como destino de nuestras copias de seguridad o simplemente como almacén de información, pero pocas veces consideramos la posibilidad de que se nos estropeen, o mejor dicho, preferimos no pensar en ello, por este motivo pienso que se deberían vender en parejas para poder tener una copia de respaldo del propio disco y así evitarnos desagradables sorpresas.

Teniendo en cuenta los precios que tienen y la facilidad con que pueden caerse al suelo o recibir un golpe cuando están en funcionamiento, no es descabellado pensar en comprar dos y destinar el segundo a realizar copias de forma periódica del otro. En total necesitamos gastar no mas de 120€ y la cantidad de datos, fotos y vídeos que caben en 500 GB merecen la pena asegurarnos de que los tenemos a buen recaudo.

Un saludo a tod@as.